Поиск польских корней в архивах: личная тайна граждан

            Поисковые запросы о польских корнях сегодня актуальны, многих интересует происхождение предков ради получения Карты поляка или гражданства Польши. Для этого исследователи обращаются как к белорусским, так и к польским архивам и ЗАГСам. Важно понимать, как устроена правовая база доступа к архивным данным в обеих странах и с какими сложностями может столкнуться заявитель. Ниже я рассмотрю законодательные ограничения («личная тайна»), практические требования к заявителям, уровень цифровизации архивов, а также риски фальсификаций архивных справок.

Законодательная основа доступа к архивным данным

            В Беларуси архивная деятельность регулируется Законом «Об архивном деле и делопроизводстве» (2011) и подзаконными актами. В частности, Минюст РБ утвердил Инструкцию № 132 от 24 мая 2012 г. «О порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан». Этой инструкцией вводится ограничение доступа к документам с личными данными: по умолчанию они закрыты 75 лет со дня создания. Только по истечении этого срока или с письменного согласия самого человека (либо его наследников и ближайших родственников) архив открывает сведения.

            Инструкция №132 конкретизирует, что к сведениям, составляющим личную тайну, относятся данные, раскрытие которых может навредить моральным и имущественным интересам граждан. К личной тайне, например, относят сведения:

• о здоровье, семейных и интимных отношениях граждан;
• об обстоятельствах рождения, усыновления, развода;
• о личных привычках, дневниках, переписке, телефонных разговорах, переписке и прочем;
• об имущественном положении и источниках доходов;
• о службе в спецорганах или суде, о судимостях, репрессиях и т.д.

            Например, если в описи фонда встречаются пометки о том, что кто-то «пил, покончил с собой, был усыновлен, служил в Армии Краевой», то это именно сведения, составляющие личную тайну. Только тогда работник архива вправе требовать доказательства родства для выдачи этой информации. Во всех остальных случаях, согласно закону, архив не может произвольно запрашивать от заявителя дополнительные документы о родстве.

            Для Польши действует свой правовой режим. Государственные архивы оперируют на основе Закона о Национальном архивном фонде и архивах (от 14.07.1983). Современное законодательство также учитывает GDPR (RODO) и особые правила о ЗАГС. Ключевую роль играет закон «Право о актах состояния» (1986), который регламентирует сроки хранения регистрационных актов. Так, после Второй мировой войны введена единая гражданская регистрация: записи о рождении хранятся 100 лет, о браке и смерти – 80 лет. По истечении этих сроков документы передаются из ЗАГСов в Государственные архивы. Таким образом, акты ЗАГСа в Польше открываются через архивы примерно через столетие после события. До этого времени выписки из актов выдаются только уполномоченным лицам.

            Более того, польское законодательство чётко ограничивает круг лиц, имеющих право на копии актов ЗАГС. Получить копию акта можно только самому гражданину, его супругу, прямым предкам (родителям, бабушкам) и потомкам (детям, внукам), родным братьям/сёстрам, опекунам и лицам с юридическим интересом (например, по суду). Иными словами, простые посторонние лица без законного основания данные записи не получают. В отличие от Беларуси, где законодательство говорит об «архивных справках», в Польше «архивные справки» в классическом смысле не обязательны – после нормативного срока записи доступны всем, а до того их выдают только как акты гражданского состояния уполномоченным.

            Итак, доступ к архивам в Белоруссии и Польше сильно отличается: белорусские архивы скрывают данные, входящие в «личную тайну граждан», закрывая доступ на 75 лет, тогда как польские ЗАГСы передают документацию в архивы через 80–100 лет и выпускают копии актов лишь лицам из законного перечня. При этом польские государственные архивы, в отличие от советских, декларируют открытый доступ: «Каждый может воспользоваться собранием Архивов Государственных – без необходимости разрешения и обоснования».

Архивные учреждения и порядок подачи запросов

            В Беларуси основными источниками сведений о человеке являются регистрационные ЗАГСы (акты рождения, брака, смерти), Государственные архивы (областные, национальные), архив КГБ (дела репрессированных) и местные советы.

• ЗАГСы: это – текущие акты гражданского состояния (остатки) хранятся в ЗАГСах 75–100 лет, затем передаются в архивы (как и в Польше, но сроки чуть другие). В ЗАГСах можно получить выписку из акта лишь при наличии статуса заинтересованного лица (см. выше). Для получения справки в ЗАГСе заявитель должен иметь документы, удостоверяющие личность, и подтверждать родство: например, подать оригинал или нотариально заверенную копию свидетельства о рождении, браке и т.д. Если речь идёт о метриках (до 1917 г.) или довоенных советских ЗАГСах, то запрос может делаться в архив (см. ниже).
• Государственные архивы: в Беларуси это областные и Национальный архивы, хранящие документы государственных учреждений и исторические фонды. Они могут выдать «архивную справку» – официальный ответ о наличии/отсутствии сведений об указанном человеке в фондах. По закону архивные учреждения взимают пошлину и должны оформлять запросы письменно. Однако требования к заявителям тут более мягкие, чем в ЗАГСе или КГБ: архивисты вправе требовать доказательств родства лишь в случаях, когда документ действительно содержит личную тайну. Как показывает опыт, архива обязаны сначала проверить опись и только при необходимости запрашивать документы о родстве.
• Национальный исторический архив (Архив КГБ): хранит расследования, личные дела репрессированных. Доступ к таким делам строго регламентирован – их относятся к сведениям личной тайны и открываются лишь родственникам. В архив КГБ РБ нужно направить письменный (или электронный) запрос с указанием: 1) ФИО и адрес лица, данные которого интересуют; 2) сути запроса (например, «предоставить дело моего репрессированного деда»); 3) собственноручной подписи заявителя; 4) нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность и степень родства заявителя с этим лицом. Только после рассмотрения заявления архив назначит время для ознакомления с делом.
• Сельсоветы (местные советы): в сельских и городских Советах хранятся записи о населяющих населенный пункт по месту жительства. На практике сельсоветы нередко требуют подтверждения родства соискателя, хотя формально они не архивах (так как метрики переданы в областной архив). Ветераны-исследователи советуют ехать лично и вежливо попросить о помощи – многие чиновники идут навстречу без формальностей.

            В Польше ключевыми институтами для генеалогии являются:

• Urząd Stanu Cywilnego (USC, ЗАГС): каждое актовое состояние (рождение, брак, смерть) регистрируется в USC по месту совершения. ЗАГСы (и их архивы) выдают свидетельства: получить копию акта можно только имея право (см. выше). Однако стоит отметить, что «зал архивов ЗАГС» (справки оттуда) по сути выдаёт тот же документ, что и обычный ЗАГС – после перехода дела в архив выписка оформляется архивной службой. Польские USC обычно позволяют запросить выписки онлайн через портал ePUAP или личный визит.
• Государственные (надрегиональные) архивы: они хранят «старые» метрики (до 1918 г. на территориях Царства Польского/Российской империи и до 1945 г. в иных регионах) и послевоенные фонды учреждений. Если вам нужны метрические книги или книги записей, принадлежащие определённому Архиву (или региону), можно отправить запрос в конкретный Государственный Архив. Обычно от заявителя требуют заполнить форму запроса и оплатить услуги архива. Однако доказательства родства от архивов не требуют – доступ к архивным источникам после истечения закрытого периода открыт для всех. Как упомянуто, польские архивы провозглашают политику «публичного достояния»: «каждый может воспользоваться источниками, не требуется разрешения или обоснования». Читателям нужно лишь предъявить паспорт и заполнить журнал при посещении читальни. В электронном виде многие Архивы уже оцифровали метрики и разместили в онлайн.

            Таким образом, справки и копии документов в Беларуси обычно выдаются уполномоченным лицам при наличии документов, подтверждающих родство (особенно в ЗАГСе и Архиве КГБ). В Польше же «прямой» аналог архивной справки не нужен: после 80–100 лет записи доступны по месту их хранения, а до истечения срока служащие USC проверяют лишь основание запроса (законные права лица) без избыточных требований.

Требования к заявителям: доказательства родства и нотариальные копии

            В Беларуси на практике к заявителям архивов предъявляются следующие основные требования:

• Доказательство родства. Если запрашиваемая информация входит в «личную тайну», архив может затребовать подтверждение родственной связи. Так, архивы КГБ и ЗАГСы обязаны при выдаче исторических справок требовать от заявителя документы, подтверждающие родство с указанным лицом. Как отмечает один опытный консультант, в архив КГБ «сначала направить запрос, который должен содержать… нотариально заверенные копии документов… подтверждающие степень родства заявителя с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения». Аналогично, в ЗАГС необходимо предъявить свидетельства о рождении/браке и т.п., чтобы связать вас с объектом исследования.
• Порядок подачи запросов. Во всех государственных архивах и ЗАГСах запросы оформляются письменно (заявлением). В архиве КГБ предусмотрена электронная форма, но главное – полное соблюдение формальностей (см. требования выше). В областных архивах письменный запрос может быть подан лично или почтой (иногда и по электронной почте), оплачивается государственная пошлина. Сельсоветы тоже могут принимать запросы через почту, однако на местах чаще ценят личные визиты.
• Нотариальные копии и перевод. Во многих структурах требуют лишь заверенный оригинал или нотариальную копию документа. Часто спрашивают документы, удостоверяющие личность (паспорт) и связи родства (например, свидетельство о рождении родителя). Иногда могут спросить дополнительное подтверждение (доверенность) если запрос посылает не прямой родственник. Все документы, выданные на иностранном языке (например, польском), в Беларуси требуют перевода с нотариальным заверением.

            В Польше требования более простые:

• Кто вправе запрашивать. Как уже сказано, доступ к акту ЗАГСа имеют только узкий круг лиц. Но Государственные архивы, получившие документы, по закону не должны проверять, кто именно делает запрос: каждый может в читальном зале ознакомиться с открытым архивным фондом. Формально, если дело касается лиц, живущих или умерших не так давно, и в нем есть «чувствительные» данные, могут попросить подтвердить заинтересованность, но такие случаи крайне редки.
• Формы запросов. В большинстве польских архивов есть унифицированные бланки заявлений для поисковых запросов или генеалогических исследований. Они требуют ФИО искомых лиц, дату и место рождения, фамилии родственников и пр. По возможности прилагают копии документов (для точности поиска), но не всегда требуют нотариального заверения. Ключевое – предоставить достаточные данные для поиска, а не юридическое обоснование. Некоторые архивы также принимают онлайн-запросы или запросы через национальный портал (ePUAP).

            Итак, в Беларуси стандартно требуют: личные данные заявителя, полное указание искомого, нотариально заверенные копии паспортов и документов о родстве (сотрудники ЗАГСа, архива КГБ и сельсоветов особо акцентируют на доказательствах). В Польше обычно достаточно заполнить форму запроса, приложить копию паспорта и уплатить пошлину – без обязательного нотариуса. Главное право получить копию акта по закону есть у вас или вашего родственника.

Практика и проблемы на местах

            На практике заявители в обеих странах часто сталкиваются с бюрократией и формализмом.

• Беларусь, примеры нарушений. При общении с архивами случаются несправедливые требования и затягивания. Так, одна исследовательница, позвонив в областной белорусский архив, была удивлена настойчивым требованием предъявить документы о родстве при обычном запросе. Она отмечает: «…я реально удивилась: говорю, “вы ничего не попутали? С каких пор запрос в архив должен цепочкой документов подтверждаться?”». После обращения в контролирующий орган выяснилось, что архивистка не имела права без разбора требовать родство «не глядя на страницу фонда» – лишь в случае наличия тайных пометок. Такой пример показывает несовершенство практики: вместо проверки описи архив иногда сразу ставит преграду.

            На форуме белорусских генеалогов также описаны случаи вопиющей бюрократии. Один пользователь сообщил, что при заказе личного дела (не репрессированного) Национальный архив РБ «потребовал родство подтвердить». Другой поделился, что архив после этого «вовсе отказался выдавать какие-то справки, только сообщает, где находится дело». То есть вместо поисковой информации люди получали отписки или констатацию факта (например, что дело лежит в КГБ). Заявители жалуются на неоправданные отказы: «пришел без родства, а мне ответили: увы, ничего не дадим» – такая практика не редкость. Кроме того, упоминаются завышенные стоимости услуг (иногда архив выставляет счёт больше, чем положено законом) и долгие сроки ответа.

• Польша, перспективы и трудности. В Польше жалобы на архивы встречаются реже. Обычно государства работают прозрачно: многие услуги оцифрованы, ответы на запросы приходят за 1–2 недели. Заявители отмечают дружелюбие архивистов и помощь в оформлении запросов. Вместе с тем сложности есть. Например, разночтения старых метрических записей (разные правописи имени) или утраты документов времен войны – это не вина архивов, а особенность истории. Из спорного – иногда архивы могут уточнять цели запроса (например, для исторического исследования или для получения гражданства), но и это добровольное указание. Как правило, в Польше не требуют необоснованных документов о родстве: достаточно указать нужные данные и своё отношение к нему. Поэтому основная проблема здесь – найти запись в бесконечных фондах, а не получить к ней доступ.

            Таким образом, проблемы заявителей в Беларуси связаны с бюрократией и избыточными требованиями. Многие имеют личный опыт столкновения с отказом «из-за формальностей. В Польше же чаще отмечают успехи – электронные сервисы и открытость снижают препятствия.

Цифровизация архивных систем

            Технологический разрыв между странами заметен: польские архивы в целом значительно оцифрованы, тогда как белорусские – лишь частично.

• Польша. Государственные архивы запустили портал „Szukaj w Archiwach” – это единый поисковый сервис с бесплатным доступом к миллионам отсканированных документов. На сайте можно найти метрические книги, военные списки, фотографии и др. Записи доступны свободно (копии можно скачивать и использовать). Кроме того, регулярно развиваются специализированные базы (например, по региональным фондам и общинам). Национальный портал ePUAP позволяет подать запрос в архив или USC через интернет (с цифровой подписью), а также получить электронные копии актов. В целом, при поддержке ЕС польские архивы имеют десятки масштабных проектов оцифровки, и многие фонды уже лежат в сети.
• Беларусь. Здесь цифровизация идёт с опозданием. Существует Фондовый каталог государственных архивов, где в интернете можно найти описи фондов и местонахождение дел. То есть можно узнать, где искать документ, но сам документ оцифрованно на этом портале не доступен. Некоторые архивы (например, КГБ) предоставляют услугу по изготовлению цифровых копий документов по запросу – например, сканы дел репрессированных можно получить в виде CD или онлайн после оплаты. Минюст РБ с 2023 года разрешил подавать архивные запросы через единую систему «Обращения» (obrashenia.by), но пока этот сервис охватывает в первую очередь госструктуры – эффективность работы архивов в нем ещё тестируется. В целом в Беларуси большинство архивационных операций продолжают выполняться «вживую»: нужно ехать в читальный зал, писать бумажные заявления, ждать (особенно, если фонды нужно «принести из хранилища»).

            Подытоживая: белорусские архивы пока не предлагают массовых онлайн-баз аналогичных польским. Польские исследователи могут работать из любой точки мира – искать, заказывать и получать электронные копии почти мгновенно. Беларусь же использует преимущественно традиционные методы: консультации по телефону, личные визиты, выезд сотрудников на места и сканирование по запросам. Эффективность цифрового доступа в РБ пока невысока.

Риски фальсификации архивных документов

            В СМИ и социальных сетях нередко поднимаются вопросы о возможности подделки архивных справок и актов при оформлении Карты Поляка, гражданства и т.д. С одной стороны, мошенники предлагают «решить вопрос» – с другой, специалисты утверждают, что масштабных фальсификаций быть не может.

            Были проведены журналистские расследования о фирмах, которые обещают «найти» польские корни. К примеру, украинские и белорусские издания описывали предложения «Karta Polaka pod klucz» – полное сопровождение оформления без реальных польских предков. По словам агента одной конторы, 85% их клиентов вовсе не имеют польских корней, но им гарантируют «найти» какие-то документы. Эти фирмы якобы сотрудничают с польскими организациями за рубежом и «восстанавливают» советские архивные записи – к примеру, подделывают старые акты рождения, чтобы записать в них национальность «Polak». Одному журналисту прямо сказали: «Если бы у вас были польские родственники, без нас вы бы получили Карту поляка без проблем. Мы работаем через восстановление старых советских документов… Отправим запросы, которые подтвердят конкретную информацию о предке». За такую «услугу» просят несколько тысяч евро.

                        Однако официальные лица скептически относятся к этим схемам. Глава Государственной архивной службы Украины Анатолий Хромов в интервью подчеркнул: «Не верю, что теперь, когда всё активно оцифровано и проверяется, какой-то директор архива будет фальсифицировать документы». За время его работы из Польши не было ни одного запроса о проверке архивных справок для Карты поляка – т.е. официальные польские органы, похоже, никого не ловят на этом. Более того, упоминается лишь единичный случай задержания: летом 2023 года в Ольштыне задержали гражданина Беларуси, который купил за $200 фальшивое свидетельство о рождении матери для подачи на Карту поляка. Ему грозит штраф или лишение свободы до 5 лет.

            Подводя итог: массовой подделки архивных документов на сегодняшний день не выявлено, а подобные предложения связаны скорее с мошенничеством на стороне клиентов. Шансы получить легитимный документ, не имея оснований, минимальны – ведь все архивы уже имеют электронные копии и легко сверяются между собой. Специалисты отмечают, что сфальсифицировать настоящий акт ЗАГС (с гербовыми знаками, печатями) практически невозможно без рисков. Любые сомнительные схемы лучше обходить стороной.

Заключение

            Поиск польских корней через архивы Беларуси и Польши требует учёта правовых и организационных нюансов. Беларусь защищает «личную тайну» граждан, поэтому здесь часто необходимы документы, подтверждающие родство, особенно при обращении в ЗАГСы и архив КГБ. На практике люди сталкиваются с бюрократическими барьерами: иногда запросы отклоняются «по формальным основаниям» или затягиваются в канцеляриях. Цифровизация белорусских архивов находится на начальной стадии, и удалённый поиск ограничен каталогами и единичными сервисами.

            Польша предлагает более открытый доступ: архивы после определённого срока разглашают данные всем заинтересованным. Онлайн-порталы облегчают поиск документов, а требования к заявителям сводятся к законодательным нормам о ЗАГСе. При этом необходимость «доказательства родства» обычно ограничена строго установленным кругом лиц. Риски фальсификации в Польше и Беларуси контролируются цифровыми системами и запросами – случаи «поддельных» Карт поляка редки и привлекают внимание полиции.

            Рекомендации: при работе с архивами всегда проверяйте официальные инструкции и образцы заявлений (многие выставлены на сайтах архивных учреждений). Своевременно оплачивайте государственные пошлины – в Беларуси это можно сделать через ЕРИП. При отказе без обоснований не стесняйтесь жаловаться вышестоящим органам или обращаться к юристам. Используйте все доступные цифровые ресурсы: польский портал Szukaj w Archiwach и белорусский фондовый каталог. И главное – сохраняйте скрупулёзность: проверяйте найденные сведения по разным источникам и консультируйтесь с опытными генеалогами. Такой комплексный подход позволит максимально эффективно решить задачу поиска корней в любых условиях.

            Источники: официальные законодательные акты и порталы архивов РБ и Польши; материалы государственного сайта Archiwa Państwowe; публикации экспертов и пользователей, в том числе блог «Поло­нистка» и дискуссии в профильных форумах